Les taules d'ajuntaments, diputacions o departaments de govern s'estalviaran ben aviat les típiques safates que acumulen eternament documents en papers. La "Llei del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques", la 39/2015, aprovada l'octubre de l'any passat i que entrarà en vigor el 2 d'octubre d'enguany, obliga els ens públics a tramitar-ho tot online.

L'esforç que han de fer les administracions per adaptar-se a aquesta 'revolució digital organitzativa' és gegantí perquè implica un canvi substancial en el funcionament amb el ciutadà, però també en la comunicació interdepartamental.

"En uns mesos, obrir un expedient o demanar una llicència d'obra ja es podrà gestionar únicament en format electrònic. Això vol dir que tot el procés que acompanya aquesta tramitació serà a través d'Internet"- explica a NacióDigital Enric Cobo, cap del Servei de Coordinació General d'Arxius de la Generalitat–. La llei 39/2015 de l'Administració Electrònica Única assegura un dret que ja es va concedir fa vuit anys, amb la norma 11/2007, la d'Accés electrònic dels ciutadans als serveis públics– però que fins ara no havia estat d'ineludible compliment.

L'obligatorietat ve marcada per la Unió Europea que, a partir del programa Horizon 2020, reconeix que ens dirigim cap a una societat més digital i que s'han de facilitar al màxim les comunicacions entre ciutadans i administracions. "Una Administració sense papers basada en un funcionament íntegrament electrònic no només augmenta l'eficàcia i eficiència, sinó que també ajuda a estalviar costos a ciutadans i empreses, reforça les garanties dels interessats i facilita la transparència", diu explícitament el text de la norma. 

Problemes per als ajuntaments petits

Actualment ja són moltes les gestions que es poden fer a través d'Internet, com matricular als fills a l'escola o pagar les Proves d'Accés a la Universitat (PAU), però a partir de l'octubre seran la totalitat dels tràmits. Tanmateix, ell ciutadà sempre conservarà l'opció de fer-los presencialment. "La novetat és que molts dels documents queden en servidors que no estan comunicats entre totes les administracions. I aquest és un dels grans reptes a assolir", comenta Lluís Cermeno, coordinador de sistemes de gestió documental de la Generalitat. "Això suposa que s'ha de crear un sistema d'actuació similar per a totes les administracions i s'ha de fer servir el mateix programari".

Segons Enric Cobo, els ajuntaments petits de menys de vint mil habitants tindran més problemes per adaptar-se a la norma i necessitaran altres organismes per gestionar el volum de documents electrònics que hauran de tramitar. "Ara mateix estem en un moment molt inicial, totes les administracions estan procurant que les eines actuïn de manera coordinada".

La norma afecta el total d'administracions de l'estat espanyol però ja se sap que no serà aplicada a temps. Tot i que ja ha passat gairebé un any des de la seva aprovació i es veia que el moment arribaria, amb aquesta norma passa el mateix que amb la Llei de Transparència (tant l'espanyola com la catalana) que, passat el període d'un any d'implementació, molt pocs ens públics la compleixen al 100%.

Experts com Julio Cerdà, cap de servei de gestió documental de l'arxiu d'Arganda del Rei (Madrid), és mostra crític amb la seva aplicació. "El canvi és tan radical que ningú no s'ho acaba de creure. El 2 d'octubre les taules dels ajuntaments continuaran plenes de papers i pocs organismes compliran amb la norma". Tot i així, Cerdà ressalta la transcendència d'aquesta llei: "Qualsevol document que no sigui emès en format electrònic serà nul de ple dret".

Comunicació entre departaments

La 39/2015 obliga també a operar entre administracions. Segons diu la llei: "Els registres electrònics de totes les administracions hauran de ser totalment operatius". Això vol dir que si una persona viu a Orense i es trasllada a Catalunya, l'ajuntament del municipi haurà de tenir la seva informació, sense necessitat que presenti de nou les dades personals. Segons Cerdà "és molt bona norma per al ciutadà, però complica als polítics i als tècnics".

Aquesta interoperabilitat entre administracions també estalviarà temps i recursos, perquè cap departament podrà sol·licitar de nou una documentació a un ciutadà si abans ja l'ha presentat en una altra institució pública. Les administracions s'hauran d'entendre entre elles. 

L'octubre de 2017 entrarà en funcionament també l'arxiu electrònic únic. "Els arxivers seran els gestors i tindran un paper molt rellevant en tota la tramitació digital", afegeix Cermeno. "Es crearan equips multidisciplinaris, amb tècnics i altres experts que guiaran el procés tecnològic".

És segur fer desaparèixer el paper?

La digitalització de l'administració farà desaparèixer tones de paper que, d'altra manera, s'haurien conservat. El paper ha perdurat durant segles, però vint anys després de l'inici de l'era d'Internet ja s'ha decidit –de manera global– digitalitzar bona part de la producció administrativa. És realment segura la conservació digital, tenint en compte que els formats i el programari canvien ràpidament?

"És totalment fiable", confirma Cermeno sense dubtar-ho. "El govern català té un bon pla de continuïtat digital i no ens hem d'amoïnar per això. Mira-ho d'una altra manera: si la informació està digitalitzada, pot accedir-hi tothom des de qualsevol lloc". El coordinador de sistemes de gestió documental de la Generalitat assegura que no es digitalitzarà cap enrere de manera massiva. "Les actes de govern que s'han fet fins ara en paper, es quedaran com estan".

Estem davant d'un canvi global, de dimensions enormes, tant jurídiques com de conservació, reutilització i transparència. La digitalització de la documentació d'un país sembla, doncs, inevitable tant per la pressió de la ciutadania que cada dia funciona més online, com per la comunicació entre diferents administracions locals i també entre estats. "Això representa un canvi cultural, es trenca la manera de treballar individual dels col·lectius interns", conclou Cobo.